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Unternehmen digitalisieren? Ja bitte, aber wie fange ich an?

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Als Inhaber:in eines KMUs merkt man recht schnell, wenn es in dem einen oder anderen Prozess Verbesserungspotenzial gibt. Das Team arbeitet z. B. Remote und die gedruckten Formulare und die Mappen voller Akten erschweren die Zusammenarbeit. Die Menge an Excel Sheets ist erdrückend und Du siehst den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr. Deine Softwarelösung funktioniert nicht mobil, Du selbst kommst aber nie dazu diese zu optimieren?

Kurz, es ist Zeit für eine Digitalisierungsinitiative — Nur wie anfangen?

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Fang mit einer Projektbeschreibung an

Bevor Du Dich auf die Suche nach einem/r Dienstleister:in machst und Dich in die Details stürzt, macht es unserer Meinung nach Sinn sich zuerst Gedanken über die Rahmenbedingungen zu machen. Diese kann man in Form einer Projektbeschreibung tun. Dieses Dokument umfasst alle wesentlichen Informationen rund um Dein Projekt und helfen Dir Klarheit über Deine digitale Initiative zu erlangen und zu behalten. Es ist als lebendes Dokument gedacht, welches sich mit dem Projekt ständig erweitert und als Referenz für alle Beteiligten zur Verfügung steht. Schauen wir uns an welche Inhalte wir für den Anfang als sinnvoll erachten.

Erweitere Deine Projektbeschreibung um alle Informationen, die Du selbst wichtig findest, es gibt hier kein richtig oder falsch.

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Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für Deine Projektbeschreibung

Unternehmensüberblick schaffen

Dieser Schritt ist eine Zusammenfassung Deines Unternehmens. Ist Deine Organisation zu groß, ist es ausreichend die Abteilung oder das Team zu skizzieren, welches den Auftrag vergeben möchte.

Es ist wichtig, dass der/die Auftragnehmer:in einen Eindruck davon bekommt in welchem Umfeld Du arbeitest.

Beispiel:

TRIGO ist ein auf branchenspezifische Softwarelösungen spezialisiertes Unternehmen mit Sitz in Wien. Ein vielfach getesteter und erprobter Prozess sichert Kund:innen von TRIGO den Erfolg ihrer Digitalisierung-Maßnahmen. Derzeit beschäftigt TRIGO ein Team von 12 Entwickler:innen, Product Owner:innen, Software Architekt:innen und UX Expert:innen.

TRIGO ist seit Ende 2011 aktiv und verfügt daher über umfangreiche Erfahrung. Mehr Information findet man auf der Webseite unter www.trigo.at.

Projektübersicht erstellen

Fasse im nächsten Schritt das Projekt und die Motivation für das Projekt zusammen. Dieser Abschnitt sollte nicht mit spezifischen Anforderungen verwechselt werden, es geht nur um einen groben Überblick. Detaillierte Anforderungen werden in der späteren Planungsphase erstellt und dokumentiert.

Beispiel:

Nach dem rapiden Wachstum der letzten Jahre und der stetigen Erweiterung des Teams sind unsere auf Excel aufgebauten, digitalen Prozesse an ihren Grenzen angekommen. Wir müssen sehr viele manuelle, fehlerbehaftete Schritte durchführen, um den primären Geschäftsprozess abzuwickeln. Eine maßgeschneiderte Softwarelösung soll nicht nur den Mitarbeiter:innen die tägliche Arbeit erleichtern, sondern auch die weitere Skalierung des Unternehmens erlauben.

Zeitplan definieren

Dieser Teil der Projektbeschreibung ist eine grobe Darstellung des Zeitplans. Wenn es bereits harte Fristen für bestimmte Ergebnisse gibt, können diese hier angeführt werden.

Beispiel:

Die Softwarelösung sollte bis Mitte 2022 die ersten Aufgaben übernehmen können und mit Ende 2022 in Vollbetrieb gehen.

Budget setzen

Wie der Titel dieses Abschnittes verrät lässt, geht es um das Budget. Sollte es bereits ein Budget für das Projekt geben, kann es hier aufgelistet werden, um Anbieter:innen zu qualifizieren.

Beispiel:

Welche Ziele sollen durch das Projekt erreicht werden? Es ist wichtig, dass die Zielsetzung klar ist. Damit im Laufe des Projektes alle Entscheidungen auf diese Ziele hin ausgerichtet werden können.

Geschäftsziele aufweisen

Welche Ziele sollen durch das Projekt erreicht werden? Es ist wichtig, dass die Zielsetzung klar ist. Damit im Laufe des Projektes alle Entscheidungen auf diese Ziele hin ausgerichtet werden können.

Beispiel:

  • 30 % mehr Umsatz ein Jahr nach Start
  • Start eines neuen Geschäftszweiges

Nicht-Ziele erläutern

Genauso wichtig ist es klarzumachen, was definitiv keine Ziele des Projektes sind. Auch das sorgt dafür das, während der Umsetzung, in die richtige Richtung gearbeitet wird.

Beispiel:

  • Umweltschädlichen Folgen des Projektes. (Wollen wir definitiv nicht!)

Erfolgsfaktoren / KPIs festlegen

Welche Faktoren sind relevant damit das Projekt als Erfolg gewertet wird. Wie werden diese Faktoren gemessen? Macht man sich darüber keine Gedanken, kann so ein Projekt schnell zum Dauerbrenner werden und das Budget deutlich überschreiten.

Beispiel:

  • Erfolgreicher Start mit 11/2021
  • Keine Budgetüberschreitung
  • 100 % Automatisierung von “manuellen Prozess X”
  • 25 % Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit

Herausforderungen und Überlegungen mit einbeziehen

Alles, was in den vorangegangenen Abschnitten keinen Platz gefunden hat, kann hier aufgelistet werden. Welche zusätzlichen Herausforderungen gibt es (rechtlich, geografisch,...) und welche Überlegungen wurden schon intern angestellt.

Beispiel:

Wir wollen unser bestehendes CRM integrieren, welches technisch komplex ist, aber über ein gut dokumentiertes API verfügt.

Projektbeschreibung Vorlage: bitte einmal ausfüllen

Die Projektbeschreibung dient sowohl der eigenen Klarheit, als auch dem/der Dienstleister:in zum Verständnis über den Inhalt des Projektes. Es trägt dazu bei Missverständnisse von Anfang an auszuräumen, damit man dieselbe Sprache spricht. Das spart Zeit und vor allem Budget und garantiert gleichzeitig schon jetzt ein besseres Endergebnis.

Um Dir Deine digitale Transformation zu erleichtern, haben wir eine Vorlage für Deine nächste Projektbeschreibung erstellt.

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Wähle eine/n passende/n Software Dienstleister:in

Vorausgesetzt Du hast kein eigenes Softwareentwicklungs-Team, ist der nächste wichtige Schritt, einen Dienstleister:innen zu finden, um Dein Projekt auch in die Realität umzusetzen. Aufgrund der notwendigen intensiven Zusammenarbeit, sollte man die Wahl mit Bedacht treffen.

Es gibt ein paar Faktoren zu berücksichtigen und zu gewichten:

  • Kompetente Mitarbeiter:innen
  • Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
  • Fair Play
  • Kund:innen-orientiert, engagiert
  • Innovativ, zukunftsorientiert
  • Flexibel in Vertragsverhandlungen
  • Guter Ruf
  • Gutes branchenspezifisches Fachwissen
  • International, globale Präsenz vs. Regional

Kompetente Mitarbeiter:innen

Es gilt sich einen Gesamteindruck zu verschaffen: Social Media Profile, öffentlich einsehbare Vorträge und Artikel sind hier hilfreich. Es geht nicht darum alles zu verstehen, vor allem wenn der Inhalt sehr technisch ist. Bleibt ein kompetenter Eindruck über? Ruhig auf Dein Bauchgefühl hören.

Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis

Bekommt man einen festen Preis angeboten oder wird das Risiko mittels T&M (Time&Material; Verrechnung nach Aufwand) auf mich abgewälzt? Es empfiehlt sich auch alternative Angebot einzuholen (Ist das Projekt sehr groß und umfangreich, wird normalerweise eine Aufwandsentschädigung für das Angebot bezahlt).

Auch das Gespräch mit Geschäftspartner:innen ist hilfreich. Vielleicht hat jemand im Umfeld bereits Erfahrung mit dem/der Dienstleister:in. Wichtig ist das man das Gefühl hat gut einzukaufen, sonst wird man bei der Umsetzung des Projektes immer Zweifel haben.

Fair Play

Wird man wie ein kleiner Fisch behandelt oder auf Augenhöhe begegnet? Wird transparent kommuniziert oder versucht mit asymmetrischer Information (Information wird bewusst zurückgehalten) z.B. einen höheren Preis herauszuschlagen?

Kund:innen-orientiert, engagiert

Steht bei dem/der Dienstleister:in der/die Kund:in im Mittelpunkt oder eher die Technologie. Hat man den Eindruck, dass man sich wirklich mit der Herausforderung auseinandersetzt oder wird versucht mit dem gleichen Werkzeug (z. B. ein ERP Baukasten) alles umzusetzen. Wer als Werkzeug nur einen Hammer hat, sieht in jedem Problem einen Nagel. Die Frage ist nur, ob man dann bekommt, was man wirklich braucht.

Innovativ, zukunftsorientiert

Wirkt die vorgeschlagene Lösung modern und zukunftsgerichtet? Hier bietet es sich an, sich eine versierte Vertrauensperson zu suchen, die einem bei der Bewertung hilft. Es ist empfehlenswert sich eine Liste der verwendeten Technologien geben zu lassen und einfach mal drauf los zu googeln, wie es auf einen wirkt. Eine andere Variante wäre es, in einschlägigen LinkedIn Gruppen zu fragen, ob die Technologien Sinn ergeben.

Flexible in Vertragsverhandlungen

Wird mir ein 123848-seitiger Vertrag vorgesetzt, den ich nur mit Mühe verstehe? Wird mir alles im Detail erklärt? Werden meine Bedürfnisse und Vorstellungen berücksichtigt?

Guter Ruf

Gibt es erfolgreiche Projekte, die man sich anschauen kann? Positive Testimonials, mit denen ich Gemeinsamkeiten habe? Diese können auch ein guter Indikator dafür sein, mit wem ich zusammenarbeiten sollte.

Gutes branchenspezifisches Fachwissen

Wie gut kennt die/der Dienstleister:in meine Branche und mein Geschäft schon? Gibt es bereits Projekte in meinem Umfeld? Besteht vielleicht ein Interessenkonflikt mit meinen Mitbewerbern?

International, globale Präsenz vs. Regional

Passt das Unternehmen zu meiner Ausrichtung? Agiere ich international oder regional? Versteht es den Markt und die Rahmenbedingungen? Wird lokal produziert oder ausgelagert? ⇒ Entscheidungen in meinem Sinne treffen.

Die verschiedenen Faktoren kann man in Form einer Nutzwertanalyse bewerten und bekommt so eine gewisse Vergleichbarkeit. Eine Vorlage dafür findest Du hier.

That’s it — unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Du Deinen individuellen Digitalisierungsprozess starten kannst. Das mag nach viel klingen, aber wir können Dich bei diesem Prozess unterstützen. Unsere Dienstleistungen, helfen Dir dabei, Deine Prozesse abzubilden und die Projektbeschreibung auf den Punkt zu bringen. Hier erfährst Du mehr oder

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