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Digitale Transformation in Unternehmen: was zu beachten ist

Digitale Transformation — heutzutage ein absolutes Schlagwort. Ein Begriff, mit dem CEOs, Führungskräfte und Manager:innen wohl schon mehr als einmal konfrontiert wurden. Vor allem, seitdem die Pandemie ausgebrochen ist.

Wer noch nicht darüber nachgedacht hat, das Thema Digitalisierung in seinem Unternehmen anzugehen, dem sollte bewusst sein: Unternehmen, die sich nicht zeitnah einer digitalen Transformation unterziehen, wird es in Zukunft nicht mehr geben (mehr dazu weiter unten).

Bei TRIGO haben wir das letzte Jahrzehnt damit verbracht, digitale Transformationen durchzuführen und Unternehmen durch den Prozess zu begleiten, was — nebenbei bemerkt — nicht immer einfach war.

Aber wir wissen, was es bedeutet, eine digitale Transformation in einem Unternehmen zu durchlaufen und wie man dabei vorgehen muss, um langfristig erfolgreich zu sein.

Was ist digitale Transformation?

Oft werden Schlagwörter wie Digitalisierung und digitale Transformation durch die Gegend geworfen — ohne, dass dabei wirklich zwischen den beiden Begriffen unterschieden wird. Wir grenzen die beiden Begriffe gerne voneinander ab:

Digitalisierung bedeutet, einen Vorgang so zu übernehmen, wie er ist, und ihn in einen digitalen Prozess zu überführen, ohne ihn maßgeblich zu verändern.

Digitale Transformation ist hingegen immer von einem Veränderungsprozess begleitet. Wir nehmen den Prozess unter die Lupe, hinterfragen die Vorgehensweise und passen sie an die digitale Welt an. Das ist im Grunde genommen die einzige Vorgehensweise, mit der wir mit Kund:innen arbeiten, denn alles andere macht in unseren Augen einfach keinen Sinn.

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Die treibenden Kräfte der digitalen Transformation

Bevor wir uns damit beschäftigen, wie Du Dein Unternehmen erfolgreich digital transformieren kannst, wollen wir über die treibenden Kräfte des digitalen Wandels sprechen und warum diese von Unternehmen nicht länger ignoriert werden sollten.

Die Covid—19 Pandemie

Wie könnten wir nicht über das allgegenwärtige Thema sprechen, über das derzeit alle reden? Denn wenn es eine Sache gibt, die Unternehmen wirklich aufgerüttelt und in die digitale Transformation gezwungen hat — dann ist es die Pandemie.

“Ein großartiges Beispiel dafür habe ich selbst erlebt: Mein lokaler Blumenladen hatte vor der Pandemie eine Website, die einfach als Visitenkarte mit Kontaktinformationen diente. Innerhalb eines Jahres wurde die Website umstrukturiert, ein Online-Shop hinzugefügt, und sogar das Buchen von Abholterminen möglich gemacht. Die Pandemie hat den Prozess der Digitalisierung vermutlich um eine Generation beschleunigt. Ein Grund mehr warum Unternehmen jetzt handeln sollten.” — CEO von TRIGO, David Wippel

Der Generationenwechsel

Jüngere Generationen und Digital Natives haben andere Werte und Erwartungen. Im Gegensatz zu unseren Eltern und Großeltern, die in einem Restaurant noch angerufen haben, um einen Tisch zu reservieren, sind jüngere Generationen nicht daran gewöhnt, irgendwo anrufen zu müssen. Ihnen ist es lieber, den Tisch online zu reservieren, und wenn das nicht möglich ist, wählen sie vielleicht sogar ein anderes Restaurant aus.

Belohnung auf Knopfdruck (Instant Gratification)

Dank des Internets stehen uns Informationen und Einkäufe jederzeit zur Verfügung. Wir erwarten, Einkäufe im Handumdrehen tätigen zu können. Wer das seinen Kund:innen nicht bieten kann, verliert sie vielleicht an die oder den nächste:n Anbieter:innen.

Durch Wettbewerb erzwungen

Von einem Tag auf den anderen rütteln Unternehmen und Start-ups wie Tesla die Branche auf. Das zwingt andere große Player:innen zu reagieren. Alte Riesen werden gezwungen, sich digital zu transformieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

In welchen Branchen ist die digitale Transformation am stärksten ausgeprägt?

Konzerne wie Amazon haben einen immensen Druck auf den Einzelhandel ausgeübt. Wer heute keinen Webshop und kein ordentliches Fulfillment-System hat, wird die nächsten Jahre wohl kaum überleben. (Die Ausnahme sind Nischenprodukte, die wenig bis keine Konkurrenz haben).

Selbst diejenigen, die nicht online handeln, brauchen zumindest eine Online-Präsenz, um sicherzustellen, dass die Kund:innen sie tatsächlich online finden können. Denn, wenn nicht gerade ein:e Freund:in eine Empfehlung ausspricht, haben wir immer die gleiche Anlaufstelle — Google.

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Wie lässt sich die digitale Transformation in einem Unternehmen erfolgreich umsetzen?

Wenn wir von digitaler Transformation sprechen, sehen wir immer wieder, dass es nicht nur um den Aufbau und die Implementierung einer Software oder eines Tools geht. Sondern um so viel mehr....

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Analyse & Beobachtung

Bevor man etwas anpackt, sollte man erst einmal einen Schritt zurückgehen, beobachten und zur Kenntnis nehmen, was vor sich geht. Wichtig ist, wie der Prozess im Moment aussieht und wie die täglichen Aufgaben erledigt werden. Dabei geht es weniger darum, mit Mitarbeiter:innen oder Stakeholder:innen zu interagieren, sondern einfach zu versuchen, im Hintergrund zu sein und zu beobachten, was vor sich geht.

Erkundungsphase

Wenn wir wissen, wo wir aktuell stehen, können wir darüber sprechen, welche Softwarelösungen im Zuge der digitalen Transformation eingesetzt werden könnten. Hier kannst du mehr über die Erkundungsphase erfahren.

Entwicklungsplan

Nachdem Umfang, Ziel und Ergebnis der digitalen Transformation feststehen, können wir einen Entwicklungsplan erstellen. Wir definieren Meilensteine, Zeitpläne und Kennzahlen, um den Erfolg zu messen.

Change Management

Oft übersehen, aber entscheidend für den Erfolg, ist das Change Management (sprich das aktive Begleiten der Veränderung).

Bei vielen Mitarbeiter:innen wird sich der Job im Zuge der digitalen Transformation deutlich verändern. Ein Beispiel: Einer unserer Kund:innen hatte eine Mitarbeiterin, deren Aufgabe es war, den ganzen Tag Kund:innenanrufe entgegenzunehmen — und das jahrelang. Von einem Tag auf den anderen musste sie nur noch auf eingehende E-Mails reagieren. Wenn man es gewohnt ist, jeden Tag Kontakt mit Kund:innen zu haben — ihre Stimmen und Emotionen zu hören und dann nur noch schriftlich zu kommunizieren, kann das tatsächlich eine unglaublich verunsichernde Erfahrung sein. Deshalb ist das Change Management während des gesamten Prozesses der digitalen Transformation so wichtig.

Internes Marketing & Identifizierung von Power-User:innen

Damit die digitale Transformation erfolgreich ist, muss der neue Prozess und die neue Software im Unternehmen akzeptiert und gelebt werden. Die Akzeptanz dieser Veränderung ist höher, wenn Du internes Marketing betreibst und die oder den Endnutzer:in in den Entwicklungsprozess miteinbeziehst.

Eine Möglichkeit, diesen internen Marketingprozess zu vereinfachen, ist die Identifizierung von Power-User:innen innerhalb des Unternehmens. Mitarbeiter:innen, die vom ersten Tag an bei der Transformation dabei waren, die an der Entwicklung beteiligt sind und die davon überzeugt sind, dass diese Veränderung im Interesse aller im Unternehmen ist.

Diese Power-User:innen sind leichter zu motivieren, die neue Lösung intern authentisch zu vermarkten und andere Mitarbeiter:innen mit ins Boot zu holen.

Training & Ressourcen anbieten

Wenn es um Software-Schulungen geht — und darum, wie viel davon erforderlich ist — hat sich in den letzten Jahren viel verändert. Früher waren Systeme wie SAP sehr schulungsintensiv, aber sobald man wusste, wie sie funktionieren, konnte man sie unglaublich effizient nutzen.

Heute ist es Standard, Software zu produzieren, die kein Handbuch braucht, um sie zu erklären. Die Software sollte eine Mischform zwischen Benutzerfreundlichkeit und Effizienz sein. Einerseits sollte sie eine einfach zu bedienende Verbraucher-App mit einer intuitiven Oberfläche sein, die jeder ohne (zu viel) Training nutzen kann, andererseits sollte sie auch Effizienz bieten.

Eine interne Lernplattform mit Video-Anleitungen oder interaktiven Demos der Software kann dabei helfen, eine sichere Umgebung zu schaffen, in der Mitarbeiter:innen jederzeit auf die benötigten Informationen zugreifen können, um sich souverän anzupassen.

Erwartungsmanagement

Letztendlich kommt der Tag, an dem das Produkt bzw. die Lösung in Betrieb genommen wird. Dabei ist in den ersten 2-8 Wochen auf jeden Fall mit Herausforderungen zu rechnen.

In der Regel liegt das nicht an der Qualität der Software, sondern daran das Veränderung grundsätzlich nicht einfach ist. Menschen brauchen etwa 3 Monate, um neue Gewohnheiten zu entwickeln und eine Situation als "neue Normalität" zu sehen.

Daher muss das Management realistische Erwartungen an diesen Veränderungsprozess haben. Bedenken sind bei einer digitalen Transformation normal, vorbereitet zu sein, macht den Prozess einfacher.

Schritt-für-Schritt-Implementierung

Digitale Transformation kann vieles bedeuten — sei es die Implementierung eines neuen ERP-Systems, CRM-Systems oder eines Webshops. Für TRIGOs Kund:innen ist es in der Regel eine maßgeschneiderte Unternehmenssoftware, die die tägliche Arbeit der Mitarbeiter:innen stark verändert. Umso wichtiger ist es, die Mitarbeiter:innen einzubeziehen, vor allem die bereits im Vorfeld erwähnten Power-User:innen. Diese können uns frühes Feedback geben und die Lösung im Team pushen, sobald sie zum Einsatz kommt.

Ziele und KPIs definieren und analysieren

Im Verlauf einer digitalen Transformation sollten Ziele und Kennzahlen definiert werden, um den Erfolg zu messen, wichtige Stakeholder:innen auf dem Laufenden zu halten und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.

Solche Kennzahlen können mit Hilfe von Digital-/Softwaresystemen erfasst werden. Wir haben zum Beispiel in vielen Lösungen unserer Kund:innen eine Kennzahl namens "Erfolgsquote", die angibt, wie oft eine bestimmte Aktion mit der Softwarelösung erfolgreich durchgeführt wurde und wie lange sie gedauert hat. Das zeigt auch, wo das System nach der Implementierung noch optimiert werden kann.

Was macht die digitale Transformation erfolgreich?

Abgesehen vom Beitrag einer digitalen Transformation zu den KPIs und Umsatzzahlen eines Unternehmens, muss man sich anschauen, wie diese sich auf das Leben der Menschen auswirkt — nämlich auf einer persönlichen Ebene. Macht diese Entwicklung das Leben bestimmter Mitarbeiter:innen oder Enduser:innen einfacher und reduziert den täglichen Stress, werten wir sie als Erfolg. Das wiederum wirkt sich auch positiv auf den Gewinn eines Unternehmens aus.

"Unser Ziel ist es, die Welt von schlechter Software zu befreien." — CEO of TRIGO, David Wippel

Digitale Transformation Beispiele

TRIGO hat täglich mit digitaler Transformation zu tun. Sei es, einen lokalen Autovermieter zu ermöglichen, mit Marktführer:innen wie SIXT & Europcar zu konkurrieren oder einem Versicherungsmakler die Skalierung zu erleichtern, ohne ein großes Team aufzubauen. Mehr zu den digitalen Transformationen, die unseren Kund:innen Erfolg gebracht haben, findest Du hier.

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